TOP 20%

Jako osoby ambitne, bardzo często mamy pokusę, aby zajmować się wieloma zadaniami – chcemy wszystko zrobić, wszystko sprawdzić, wszystkiego się dowiedzieć, itd.

O skupieniu uwagi i ograniczeniu liczby celów już pisałem w artykule „Laserowe skupienie”, ale tu chodzi o nieco inną rzecz.

Kiedy masz choćby 2-3 główne cele/projekty, to i tak masz setki zadań z nimi związanych. Do tego dochodzą różne obowiązki, bo nie siedzisz zamknięty w bunkrze, tylko żyjesz – trzeba coś zrobić w domu, ktoś ma urodziny, jest jakaś okazja, komuś trzeba pomóc, coś trzeba kupić, coś trzeba załatwić, coś się zepsuło i trzeba naprawić, itd. Rzeczy do zrobienia zawsze jest cała masa.

Teraz rozbiję Twoje słodkie marzenia o pustej liście zadań: Pogódź się z tym, że nigdy nie będzie sytuacji, w której usiądziesz i powiesz sobie: „Skreśliłem ostatnie zadanie z listy, nie ma nic więcej, wreszcie mogę odpocząć, bo zrobiłem WSZYSTKO”. Tak po prostu nie będzie. Zawsze będzie coś więcej, skończysz jeden projekt, to pojawi się następny, zgasisz jeden pożar, to wybuchną dwa inne. Takie jest życie.

Istnieje więc duża szansa na to, że w natłoku obowiązków, będziesz kręcił się jak chomik w kołowrotku, a efektu nie będzie widać. Jesteś w stanie cały dzień pracować w pocie czoła i pod koniec dnia stwierdzić, że w zasadzie to nie bardzo jest jakiś namacalny efekt. I niestety bardzo często tak to wygląda.

Większość pilnych spraw, tak naprawdę wcale nie jest taka pilna.

Większość rzeczy, które niby musimy zrobić, ostatecznie wcale nie musi być zrobione – albo może być zrobione przez kogoś innego.


Jest jeszcze kwestia co to znaczy coś zrobić – być może wystarczy wykonać 60% tego, co zakładasz, aby efekt końcowy był podobny? Być może w ogóle nikt nie oczekuje od Ciebie zrobienia czegoś tak dokładnie i porządnie, jak o tym myślisz.

Nie mówię, żeby robić byle jak, tylko żeby przemyśleć co rzeczywiście musi być zrobione, a co wynika z Twojego perfekcjonizmu i widzimisię – często tylko myślimy, że coś ma wyglądać w określony sposób, zwracamy uwagę na nieistotne szczegóły, a na końcu okazuje się, że nikogo nie interesuje Twój 24-stronicowy raport, nad którym siedziałeś tydzień, bo liczy się z niego tak naprawdę 2-3 strony i ostatecznie wystarczyłoby zrobić tylko to, co zajęłoby Ci kilka godzin.


No więc jak to wszystko ogarnąć i na czym się skupić?


Po pierwsze przyhamuj ambicje.

Nie musisz robić wszystkiego, a rzeczy które musisz zrobić wcale nie muszą być zrobione zawsze na 100%. Naucz się myśleć w kategoriach: Co musi rzeczywiście być zrobione i jaki jest rzeczywiście oczekiwany rezultat? Celowo podkreślam słowo „rzeczywiście”. Musisz patrzeć na to realnie. Odróżniaj twarde fakty od swoich fantazji.

Po drugie, naucz się wybierać zadania i skupiać na priorytetach w pierwszej kolejności.

Wielu ludziom wydaje się, że jeśli mają 10 zadań na liście, to muszą skupić się na wszystkich 10, bo jeśli skupią się tylko na 3 z nich, to pozostałych 7 nie zrobią. To głupia pułapka myślenia. W rzeczywistości, jak zrobisz te 3 najważniejsze rzeczy, to pozostałe 7 stanie się łatwizną, bo zejdzie z Ciebie cała presja.

Najczęściej jest tak, że na Twojej liście jest 10-20% zadań, które mają zdecydowanie największe przełożenie na Twoje rezultaty. Przykładowo: na liście jest zapisane, żeby wyrzucić śmieci, umówić się do fryzjera, znaleźć zdjęcie do przygotowanego wpisu na Facebooku, odpisać na maila komuś, zaplanować trening na jutro, znaleźć informacje na temat czegoś, umówić się do lekarza, zadzwonić do kluczowego klienta z nową propozycją współpracy, itd. Prawdopodobnie to właśnie telefon do kluczowego klienta będzie tym najważniejszym zadaniem, które potencjalnie da Ci największy efekt. I prawdopodobnie zajmiesz się wszystkimi innymi pierdołami, zamiast tej jednej rzeczy, tłumacząc sobie „tylko to odhaczę i zaraz zadzwonię”, po czym przywita Cię wieczór. „Zrobię to jutro” – powiesz sobie. Ale jutro okaże się, że znów Ci coś „wypadło”, a po jakimś czasie, gdy już się do tego zabierzesz, dowiesz się, że klient nawiązał współpracę z konkurencją. Oj! No nic. Dobrze, że chociaż do fryzjera się umówiłeś…

Pamiętaj: około 10-20% zadań, które masz do zrobienia, odpowiada za 80-90% efektów, jakie generujesz. Jak je wybrać? Zadaj sobie pytanie: „Jaka jest jedna rzecz, którą muszę wykonać, ale taka, że gdy ją wykonam, wszystko inne stanie się łatwiejsze lub nieistotne?” Znajdź tę rzecz – to Twoje najważniejsze zadanie.

Przejrzyj swoją listę i zastanów się ile procent wpływu na Twoje życie ma każde z zadań – tzn. ile Ci realnie da wykonanie każdego z nich? Wybierz te, które dają Ci najwięcej, czyli takie, z których zysk jest potencjalnie największy. Nie chodzi tylko o zysk finansowy, ale bardziej o wpływ, jaki na Twoje życie będzie miało wykonanie tego zadania – tzn. czy to zadanie polepszy w istotny sposób jakość Twojego życia? Czy pchnie Cię do przodu? Czy sprawi, że będziesz w miejscu, w którym chciałbyś być? Czy odnosi się do Twoich celów? Czy jest super-ważne, czy może po prostu jest czymś, co tylko wypada zrobić?

Pracuj więc z regułą 80/20 i codziennie staraj się wartościować swoje zadania według tej zasady. Owszem – czasem będą też sprawy pilne, których nie możesz olać – np. zapłacenie podatku. Ale spójrz prawdzie w oczy – takie rzeczy nie mają miejsca codziennie.

Kiedy i jak nad tymi priorytetami pracować? Odpowiedź jest prosta – w stałym bloku czasu. Jeśli nie ustalisz stałych godzin pracy nad najważniejszymi rzeczami, to zawsze znajdzie się coś, co będzie Ci ten czas przesuwać. Stały blok czasu gwarantuje Ci w pewnym sensie to, że zawsze znajdziesz czas na priorytety – jakie by one nie były.

Pod kilkoma warunkami.

Po pierwsze, musi to być coś stałego i „świętego”. Umieszczasz to w harmonogramie dnia codziennie w stałych godzinach i nie ma absolutnie żadnej wymówki, aby ten blok czasu przesunąć. Żadnych wyjątków.

Po drugie, wiesz co masz robić – czyli masz zapisane cele, plan, zadania, wybrane priorytety, itd. Nie siadasz do pracy nad sam-nie-wiesz-czym, tylko wiesz co masz danego dnia zrobić, tzn. jakie są priorytety na ten dzień – oczywiście według zasad, które już omówiliśmy.

Po trzecie, masz przygotowane wszystko, co niezbędne do wykonania zadań – nie chcesz w tym czasie szukać laptopa, plików, dokumentów, dzwonić do kogoś i pytać o coś, robić sobie kawę, zastanawiać się co na obiad, itd. – to jest czas na pracę, nie na przygotowywanie materiałów i zbieranie informacji – chyba, że Twoja praca polega na zbieraniu informacji i takie akurat masz priorytety.

Po czwarte, eliminujesz wszystkie rozpraszacze. Co to znaczy? To znaczy, że nie ma Cię dla nikogo i dla niczego.

Dla nikogo – to chyba jasne – każdy wie, że w tych godzinach Cię po prostu nie ma, nawet jeśli siedzisz obok, odcinasz się, zakładasz słuchawki, robisz tak, że jesteś niewidzialny. Nie ma „zajmę Ci tylko momencik”, nie ma „szybkie pytanie”, nie ma „słuchaj, dosłownie jedna rzecz i już Ci nie przeszkadzam”. W tym bloku czasu jesteś całkowicie niedostępny. Jeśli możesz się fizycznie odizolować, to idealnie, jeśli nie – to znajdź sposób na jakąkolwiek izolację (choćby za pomocą wspomnianych słuchawek).
Ważne jest to, aby poinformować ludzi o tym, jak masz zamiar pracować, dlaczego to dla Ciebie takie ważne (co Ci to daje), na czym to polega (jakie są zasady), itd. Musisz ich nauczyć, że są godziny, w których po prostu Cię nie ma i nie odpowiadasz na żadne pytania. Kiedy ludzie zobaczą, że podchodzisz do tego konsekwentnie i że ma to swoją regularność, zrozumieją to i dostosują się.
Tyczy się to oczywiście również spraw prywatnych. Tylko nie mów, że się nie da. Serio, jesteś w stanie wykroić 3-4 godziny w ciągu dnia o stałej porze i nauczyć wszystkich, że jesteś wtedy niedostępny.

Jeśli chodzi o inne rozpraszacze, to oczywistym wydaje się fakt, że w tych godzinach nie sprawdzasz maila, nie słuchasz radia czy podcastów, nie przeglądasz social mediów, itd. Ten temat poruszymy jeszcze wielokrotnie, bo zdaję sobie sprawę, że łatwo się mówi… 🙂
Najlepiej wrzuć telefon w tryb samolotowy albo przynajmniej „nie przeszkadzać” i/lub uruchom aplikację blokującą rozpraszacze, np. Freedom. Dla pewności odłóż telefon minimum 2 metry od siebie, tak żebyś nie mógł sięgnąć po niego z miejsca, w którym pracujesz, wycisz wszystkie powiadomienia, połóż go ekranem do dołu, albo nawet całkowicie wyłącz i schowaj w szufladzie. To jest czas na efektywną pracę. W ciągu 3-4 godzin skupiasz się jedynie na priorytetowych zadaniach, które ustaliłeś. Pamiętaj, że jest ich kilka, a nie wszystkie, które zapisałeś na liście.

Zastanów się, co jest najbardziej istotne, co najbardziej zbliży Cię do Twoich celów, itd. Nawet jeśli korzystasz z jakiejś aplikacji do planowania, nie używaj jej w tym czasie – bo może Cię to rozpraszać. Po prostu zapisz te kilka rzeczy na osobnej kartce papieru i pracuj, aż je załatwisz lub aż skończy Ci się czas.


Im większą wykażesz konsekwencję we wdrażaniu tych metod, tym szybciej się do nich zaadaptujesz i zaczniesz się przełączać w tryb pracy głębokiej w ustalonym bloku czasu – to bardzo podnosi produktywność. Jasne jest też, że zaczniesz dostarczać wtedy o wiele lepsze wyniki, często robiąc mniej.

Zdaję sobie sprawę, że powyższe rady mogą być trudne do zastosowania od razu, ale jeśli miałbym na tym blogu zostawić tylko jeden wpis, a wszystko inne usunąć, to byłby to właśnie ten wpis.

Nie znalazłem do tej pory nic bardziej skutecznego, ale tak jak wszystkie narzędzia, tak i to można skomplikować i spierdolić na 1000 różnych sposobów. Spokojnie, będę jeszcze niejednokrotnie do tego wracał. Kontynuację tematu znajdziesz m. in. we wpisie „Technika 5 zwycięstw” – możesz potraktować go jako przydatne uzupełnienie. 🙂

Jeśli masz trudności z wdrożeniem wszystkich porad z tego tekstu, to jak zwykle zachęcam Cię do wprowadzania zmian krok po kroku – może na początek zacznij od bloku czasu, albo od nowej kartki? Nie musisz zrobić wszystkiego naraz, masz czas – tak więc wyluzuj i zastosuj to, co możesz na dzień dzisiejszy.